- دفاتر فهرست باید تماماً بیک اندازه بوده و حاوی پنج ستون مفصله باشد:
ستون اول - برای نمرة کارگذار ابتدای هر سال شمسی تجدید میشود.
دوم - برای تاریخ روز و ماه سال.
سیم - برای اسم و شهرت و شغل و محل اقامت اشخاصی که سند آنها ثبت میشود و یا بآنها تصدیقی داده میشود.
چهارم - برای مضمون ثبت یا تصدیقی که میشود و حقوقی که دریافت میشود.
پنجم - برای قبض رسید اشخاصی که سندشان ثبت شده است یا تصدیقی گرفته‌اند یا ثبت سندی و یا سواد سندی که به آنها داده شده با قید اسم و‌شهرت و شغل قبض دهنده.